Como categorizar os perfis de atuação dos fornecedores?

Ao criar perfis de atuação para os seus fornecedores, você poderá escolher quais documentos são obrigatórios para que ele fique Regular e para que possa fazer destinações.

Além disso, você pode cadastrar tipos de documentos para nomear os documentos da forma que deseja, tendo assim total controle sobre a gestão da documentação do seu fornecedor.

Comece cadastrando os tipos de documento desejados e depois cadastre os perfis de atuação necessários.

📃 Como cadastrar um tipo de documento?

➕ Como cadastrar um novo perfil de atuação?

✏️ Como editar um perfil de atuação?

 

📃 Como cadastrar um tipo de documento?

Através da tela de Tipos de Documento, você poderá cadastrar todos os tipos de documentos que serão utilizados para serem cadastrados na aba de Documentos no Controle Corporativo de fornecedores.

Para cadastrar um novo tipo de documento na sua organização, acesse o menu do lado direito > Organização > Gestão de Fornecedores > Tipos de Documento

Para cadastrar ou editar os tipos de documentos, será necessário ter a permissão “Configurar preferências da gestão de fornecedores”. 

Ao acessar a tela de Tipos de documentos, você poderá visualizar a lista de todos os tipos de documentos que podem ser utilizados para cadastrar documentos dos fornecedores no Controle Corporativo. Caso queira cadastrar novos tipos, clique no botão +

CADASTRAR TIPO DE DOCUMENTO 

Na primeira etapa, você deverá selecionar um tipo base do tipo de documento que será cadastrado, por exemplo, se o novo tipo de documento a ser cadastrado for “Licença de Operação para Transporte de Resíduos”, então você deverá selecionar no primeiro campo a opção “Licença de Operação”.

No campo “Nome do Documento”, você deverá informar qual será o nome desse novo tipo de documento. Por padrão, a plataforma sugere um nome, mas você poderá inserir mais informações nesse campo.

Para clientes do Módulo Compliance, caso a opção “Notificar fornecedor quando o documento estiver expirado” for selecionada para o novo tipo de documento, quando um documento cadastrado no Controle Corporativo estiver prestes a expirar, o fornecedor receberá um e-mail informando que ele deve atualizar o documento.

Após preencher todos os campos, clique em CONCLUIR para finalizar o cadastro.

EDITAR TIPO DE DOCUMENTO

Para editar os tipos de documentos, você deverá clicar no tipo de documento na tabela ou clicar nos três pontinhos e depois na opção EDITAR.

Nessa tela, você poderá editar as informações de Tipo do documento, Nome do documento e se for um cliente que possua Módulo Compliance, se poderá notificar os fornecedores sobre documentos que estão para expirar desse tipo de documento.

Excluir: Ao excluir o tipo de documento, ele não estará mais disponível no Controle Corporativo como opção para cadastrar um novo documento no fornecedor. Só será permitido excluir os tipos de documentos que ainda não foram utilizados no cadastro de documentos.

 

➕ Como cadastrar um novo perfil de atuação?

No menu "Perfil de Atuação", é possível visualizar a lista completa dos perfis de atuação registrados para a organização. Nessa lista, você encontrará informações sobre os documentos obrigatórios e documentos complementares e a configuração do perfil, incluindo o parâmetro utilizado.

Para configurar as preferências do perfil de atuação acesse o Menu do lado direito > Organização > Gestão de Fornecedores > Perfis de Atuação.

 

Apenas usuários que possuem a permissão “Configurar preferências da gestão de fornecedores” poderão cadastrar, editar ou excluir os perfis. Os usuários que estiverem sem esta permissão, poderão apenas visualizar as informações do perfil.

 

➕ Cadastro de Perfil

1. Na etapa Configuração Inicial, insira o nome para o novo perfil e selecione a atuação desse perfil, podendo ser Destinador, Transportador, Armazenador Temporário ou Matéria Prima.

2. Em Configuração de parâmetro, selecione o parâmetro que será utilizado para configurar o perfil. O parâmetro define como os fornecedores serão classificados e avaliados em cada perfil, podendo ser por resíduo e documentação ou apenas por documentação.

2.1 Como configurar o parâmetro por resíduo e documentação?

Na configuração de parâmetro de configuração por resíduo e documentação serão definidos quais resíduos o fornecedor trabalha. O fornecedor estará regular se possuir todos os documentos obrigatórios válidos que abranjam estes resíduos.

Ao escolher esta opção, selecione o sinal de e insira os resíduos da organização que os fornecedores vinculados ao perfil poderão atender. Na coluna Perfil Vinculado, mostra se o resíduo já foi incluído em outro perfil. Será possível pesquisar o resíduo pelo campo de pesquisa usando o código ou nome do resíduo.

 

Os resíduos selecionados serão listados na tabela e caso seja necessário, poderão ser excluídos. Para excluir os resíduos, marque o resíduo que deseja eliminar e selecione o ícone de lixeira. 

 

2.2 Como configurar o parâmetro apenas por documentação? 

Por meio da configuração de parâmetros exclusivamente baseados em documentação, é possível estabelecer a documentação essencial para este critério, ou seja, o fornecedor estará regular apenas com a validação dos documentos obrigatórios.

2.3 Como definir a configuração de documentação?  

Nesta última etapa, configuração de documentação, selecione o ícone e informe os documentos obrigatórios e complementares do perfil. 

Na primeira tabela, o usuário poderá selecionar os tipos de documentos que serão considerados obrigatórios no perfil, ou seja, o fornecedor precisará ter esses documentos para ser considerado Regular na plataforma Vertown.

Você também poderá selecionar outro documento equivalente ao tipo de documento já escolhido (o fornecedor precisa possuir uma das opções cadastradas), desta forma, será considerado que ele atende a essa documentação predominante. Selecione os três pontinhos > Editar Equivalência > escolha o documento equivalente (ex.: termo de doação, OU licença de operação, OU dispensa de licença Ambiental) > CONFIRMAR. 

Será possível realizar uma pesquisa por um tipo de documento utilizando o campo de pesquisa e inserindo o nome do documento desejado. Se o documento já estiver selecionado como complementar, ele não estará disponível para ser selecionado como obrigatório. Na coluna Classificação, visualize se esse documento já está selecionado como complementar.

Após escolher os documentos obrigatórios, selecione os documentos complementares na segunda tabela. 

⚠️ATENÇÃO: os documentos complementares não influenciam no status do fornecedor na plataforma.

 
Na coluna Classificação, poderá ser observado se esse documento já está selecionado como obrigatório.

⚠️ATENÇÃO: se o documento já estiver selecionado como obrigatório, ele não estará disponível para ser selecionado como complementar.

 

Para finalizar o cadastro, selecione o botão SALVAR

 

✏️ Como editar um perfil de atuação?

1. Após criado o perfil, é possível editar as informações do nome do perfil, parâmetro, resíduos e documentos. A alteração da atuação poderá ser efetuada somente se o perfil ainda não possuir fornecedores vinculados. Selecione os três pontinhos > Editar.

Para excluir o perfil, selecione a opção Excluir, localizada ao final da tela.

⚠️ATENÇÃO: apenas perfis que não possuem fornecedores vinculados poderão ser excluídos.