Como realizar auditoria de fornecedores?

A realização da auditoria de fornecedores tem como propósito assegurar que seus parceiros estejam alinhados com os seus padrões nas questões ambientais. Consequentemente, passamos a ter conhecimento se o sistema de gestão do seu fornecedor está em conformidade com os requisitos legais aplicáveis. Caso seu fornecedor não esteja conforme, você pode solicitá-lo através dos planos de ação para tratar as não conformidades e buscar por melhorias em seus processos.

📋 Como criar uma Auditoria

🚩Como criar um Plano de Ação

📋 Como criar uma Auditoria

Para criar a auditoria clique no menu do lado esquerdo > Gestão de Fornecedores > Controle Corporativo > Selecione o fornecedor que será auditado: 

Clique na aba Auditorias e clique em + para selecionar o modelo desejado:

Após selecionado o modelo, selecione o nível e se deseja que a auditoria seja válida para todas as unidades da empresa ou alguma específica. Em todos os níveis é possível auditar seguindo os modelos próprios da Vertown ou customizá-los de acordo com seus requisitos. A escolha é sua!

Acessando o menu do lado direito > Organização > Dados Gerais > Fornecedores > você consegue editar a descrição dos níveis de auditoria, de acordo com sua organização.

Logo em seguida, preencha os dados gerais e clique em SALVAR.

Na aba CHECKLIST preencha as informações com seus respectivos requisitos. Há uma classificação dos itens desde aconselháveis até requisitos legais indispensáveis e critérios de pontuação, onde você consegue avaliar se não atende, atende ou atende parcialmente aquele item. Após preenchido, clique para EFETIVAR. 

Também é possível solicitar ao fornecedor para se auditar, clicando no botão "ENVIAR PARA O FORNECEDOR", onde enviaremos ao fornecedor a solicitação de preenchimento da auditoria própria, via e-mail. 

Ao final, será dada a pontuação do fornecedor e se ele foi aprovado ou não de acordo com os critérios da auditoria.

Além disso, é possível também criar planos de ação para os respectivos fornecedores. 

Essa funcionalidade só estará disponível para usuários que possuem permissão dentro da organização.

Os fornecedores que tiverem auditorias REPROVADAS, ao criar um plano de ação que esteja dentro do prazo de atendimento para os itens do checklist que foram não atendidos e atendidos parcialmente, ficará com a auditoria classificada como EM RECUPERAÇÃO.

🚩Como criar um Plano de Ação

Após a efetivação da auditoria, é possível realizar planos de ações específicos para a auditoria realizada.

No fornecedor em que a auditoria foi realizada, a opção “plano de ação” estará habilitada. Clicando nos três pontinhos ao lado da auditoria, tem-se a opção de “+ Criar Plano de Ação” ou acesse pela aba “PLANOS DE AÇÃO”.

Em seguida, insira uma descrição sobre a ação que deseja enviar ao fornecedor, como por exemplo: regularizar a licença de operação e/ou inserir um prazo e responsável.

Caso deseje inserir uma nova ação, clique no botão “+ NOVA AÇÃO” e abrirá a opção para inserção. Ao final, clique em SALVAR.

O botão de "SALVAR" você ainda está em modo de edição, criando o plano e escrevendo as ações que vão ter que ser executadas.

O botão de "EFETIVAR" você sai do modo de edição e vai para o modo de preenchimento, não sendo possível mais alterar as ações, apenas marcar se foram feitas ou não.

Após executada as ações do plano, basta selecionar o campo EXECUTADA, podendo também incluir alguma observação/evidência e anexar algum documento que deseje.

É possível também, considerar a auditoria no status do fornecedor, notificar fornecedor ao efetivar uma auditoria, notificar quando a auditoria está prestes a vencer, entre outras configurações. Para saber mais como habilitar essas preferências, clique aqui.